Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, chứng từ vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi. Đối với vận chuyển bằng đường hàng không, Air Way Bill (AWB) là một trong những chứng từ không thể thiếu. Không chỉ xác nhận việc hãng hàng không đã tiếp nhận hàng hóa, Air Way Bill còn hỗ trợ khai báo hải quan, theo dõi hành trình vận chuyển và là căn cứ giải quyết các vấn đề phát sinh giữa các bên.
Vậy Air Way Bill là gì, có chức năng ra sao và được sử dụng như thế nào? Hãy cùng QMS Logistics tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Air Way Bill là gì?
Air Way Bill (AWB), hay còn gọi là vận đơn hàng không, là chứng từ do hãng hàng không hoặc đại lý được ủy quyền phát hành sau khi tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển bằng đường hàng không. Đây là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng (Shipper) và đơn vị vận chuyển (Carrier), đồng thời ghi nhận đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng.
Không giống vận đơn đường biển (Bill of Lading), Air Way Bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa nên không có giá trị chuyển nhượng. Người nhận hàng chỉ cần chứng minh đúng thông tin theo quy định của hãng vận chuyển là có thể nhận hàng mà không bắt buộc phải xuất trình bản gốc của AWB.
Vai trò của Air Way Bill trong vận tải hàng không
Xác nhận hợp đồng vận chuyển
Ngay khi lô hàng được bàn giao và kiểm tra đầy đủ, hãng hàng không sẽ phát hành Air Way Bill để xác nhận hợp đồng vận chuyển đã được thiết lập. Chứng từ này thể hiện rõ trách nhiệm của người gửi, người vận chuyển và người nhận trong suốt quá trình giao nhận hàng hóa.
Ngoài ra, AWB còn là căn cứ để các bên đối chiếu khi có tranh chấp về thời gian giao hàng, số lượng hoặc tình trạng hàng hóa.
Là biên lai xác nhận đã nhận hàng
Air Way Bill đồng thời đóng vai trò như một biên lai chứng minh hãng hàng không đã tiếp nhận lô hàng. Trên vận đơn sẽ thể hiện số kiện, trọng lượng, kích thước, chủng loại hàng hóa và tình trạng khi nhận.
Thông tin này giúp hạn chế tranh chấp nếu hàng hóa xảy ra mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Hỗ trợ khai báo hải quan
Trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, Air Way Bill là một trong những chứng từ quan trọng phục vụ việc khai báo hải quan. Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào thông tin trên AWB để kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và các chứng từ khác.
Việc khai báo chính xác giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan và giảm nguy cơ phát sinh sai sót.
Theo dõi hành trình của lô hàng
Mỗi Air Way Bill đều có một mã số riêng gọi là AWB Number. Thông qua mã số này, doanh nghiệp hoặc khách hàng có thể tra cứu trực tuyến để biết hàng hóa đang ở đâu, đã lên máy bay hay đã đến sân bay đích.
Khả năng theo dõi liên tục giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch giao nhận và xử lý nhanh khi có sự cố.
Các loại Air Way Bill phổ biến
Tùy theo hình thức vận chuyển và đơn vị phát hành, Air Way Bill được chia thành nhiều loại khác nhau.
Master Air Way Bill (MAWB)
Master Air Way Bill là vận đơn chủ do hãng hàng không phát hành cho công ty giao nhận (Forwarder). Chứng từ này đại diện cho toàn bộ lô hàng mà Forwarder gửi trên một chuyến bay, kể cả khi lô hàng đó được gom từ nhiều khách hàng khác nhau.
MAWB thể hiện mối quan hệ vận chuyển giữa hãng hàng không và công ty logistics.
House Air Way Bill (HAWB)
House Air Way Bill là vận đơn do công ty giao nhận phát hành cho từng chủ hàng. Đây là chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa khách hàng và Forwarder, giúp quản lý từng lô hàng riêng biệt trong một lô hàng gom.
Đối với dịch vụ gom hàng (Consolidation), HAWB là chứng từ được sử dụng rất phổ biến.
Airline Air Way Bill
Đây là loại vận đơn được phát hành trực tiếp bởi hãng hàng không. Trong trường hợp doanh nghiệp làm việc trực tiếp với hãng bay mà không thông qua Forwarder, Airline Air Way Bill sẽ được sử dụng.
Neutral Air Way Bill
Neutral Air Way Bill là mẫu vận đơn trung lập do Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) phát hành. Loại AWB này không in sẵn tên hãng hàng không và thường được các đại lý logistics sử dụng trước khi xác định hãng vận chuyển.
Nội dung trên Air Way Bill gồm những gì?
Một Air Way Bill tiêu chuẩn sẽ thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng và các bên tham gia vận chuyển.
Thông tin người gửi và người nhận
Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và quốc gia của người gửi (Shipper) cũng như người nhận (Consignee). Đây là căn cứ để giao hàng đúng đối tượng.
Thông tin chuyến bay
AWB thể hiện rõ sân bay khởi hành, sân bay đến, số hiệu chuyến bay, hãng hàng không và ngày vận chuyển dự kiến. Những thông tin này giúp theo dõi chính xác lịch trình của lô hàng.
Thông tin hàng hóa
Phần này ghi rõ tên hàng, số kiện, trọng lượng thực tế (Gross Weight), trọng lượng tính cước (Chargeable Weight), kích thước, loại bao bì và mã hàng nếu có.
Thông tin phải được khai báo chính xác để tránh phát sinh chi phí hoặc chậm thông quan.
Thông tin cước phí
Air Way Bill cũng thể hiện các khoản phí liên quan như cước vận chuyển, phụ phí nhiên liệu, phụ phí an ninh và các khoản thu khác. Nhờ đó, các bên dễ dàng đối chiếu khi thanh toán.
Quy trình phát hành Air Way Bill
Việc phát hành Air Way Bill thường trải qua một quy trình gồm nhiều bước nhằm đảm bảo thông tin chính xác.
Bước 1: Đặt chỗ với hãng hàng không
Doanh nghiệp hoặc Forwarder liên hệ với hãng hàng không để đặt chỗ cho lô hàng. Sau khi xác nhận lịch bay, hai bên thống nhất thời gian giao hàng.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ
Hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn vận tải hàng không và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như Invoice, Packing List, giấy phép xuất khẩu (nếu có).
Bước 3: Giao hàng tại kho hàng không
Hãng hàng không tiến hành cân, đo, kiểm tra bao bì và xác nhận tình trạng thực tế của hàng hóa trước khi tiếp nhận.
Bước 4: Phát hành Air Way Bill
Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra, hãng hàng không hoặc đại lý được ủy quyền sẽ phát hành Air Way Bill với mã số riêng để quản lý lô hàng.
Bước 5: Theo dõi và giao hàng
Trong suốt quá trình vận chuyển, người gửi và người nhận có thể tra cứu tình trạng lô hàng thông qua AWB Number. Khi hàng đến nơi, đơn vị nhận hàng sẽ hoàn tất các thủ tục để giao cho người nhận.
Cách tra cứu Air Way Bill
Hiện nay, việc tra cứu Air Way Bill rất thuận tiện nhờ hệ thống trực tuyến của các hãng hàng không.
Người dùng chỉ cần nhập mã AWB gồm 11 chữ số trên website của hãng vận chuyển hoặc đơn vị logistics là có thể biết được trạng thái lô hàng. Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin như thời gian nhận hàng, lịch trình chuyến bay, sân bay trung chuyển và thời điểm hàng đã được giao.
Việc theo dõi thường xuyên giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhập hàng, hạn chế rủi ro chậm tiến độ sản xuất hoặc giao hàng cho khách.
Những lưu ý khi sử dụng Air Way Bill
Khi lập Air Way Bill, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi phát hành. Sai sót về tên người nhận, địa chỉ, số lượng kiện hàng hoặc trọng lượng có thể khiến hàng bị giữ lại để chỉnh sửa chứng từ.
Bên cạnh đó, cần khai báo đúng loại hàng hóa và tuân thủ các quy định về hàng nguy hiểm nếu vận chuyển bằng đường hàng không. Doanh nghiệp cũng nên lưu giữ bản sao Air Way Bill để phục vụ việc đối chiếu, quyết toán và giải quyết khiếu nại khi cần thiết.
Kết luận
Air Way Bill là chứng từ quan trọng trong vận tải hàng không quốc tế, đóng vai trò xác nhận hợp đồng vận chuyển, biên lai nhận hàng và hỗ trợ theo dõi toàn bộ hành trình của lô hàng. Việc hiểu rõ khái niệm, chức năng, các loại AWB cũng như quy trình phát hành sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu hoạt động logistics. Nếu thường xuyên thực hiện xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, nắm vững kiến thức về Air Way Bill sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi khâu vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
Xem Thêm : Chargeable Weight Là Gì? Cách Tính Trong Logistics
